Von 10 Tagen auf 1 Stunde: So geht modernes Agreement-Management


Anzeige

Wenn Unternehmen wachsen, dann idealerweise nicht nur quantitativ, sondern auch qualitativ. Prozesse müssen hinterfragt und optimiert werden, um am Ende die Effizienz zu wahren. Gerade Vertragsabschlüsse kosten noch viel Zeit – hier erfährst du, wie das besser geht.

Ein lichtdurchflutetes Büro, irgendwo in Deutschland. Die Beauftragung ist fast unter Dach und Fach. Der potentielle Kunde wurde im letzten Telefonat verbal in den Arm genommen und fühlt sich bezüglich seiner Pain-Points verstanden und abgeholt – bis zum unterschriebenen Angebot sollte es also nicht mehr lange dauern. Der Vertrieb ist happy, das Management ist happy, der Kunde ist es auch. Der Tag steht unter einem guten Stern.

Sechs Tage später ist alles wieder wie immer. Die Laune ist bei allen Beteiligten auf Durchschnittsniveau angekommen, ein kleiner Regenschauer prasselt auf die Schrägen der Dachfenster, der Bürohund lahmt. Was ist passiert? 

Der postalische Weg: eine handvoll Werktage keine Seltenheit

Seit des finalen Calls ist einiges an Zeit vergangen. Das mit dem Kunden besprochene Angebot wurde zwar noch am selben Nachmittag erstellt, vom Geschäftsführer unterschrieben und mit dem Hinweis „einfach noch ‘ne Briefmarke rauf, dann kann das raus“ auf den Tisch des Backoffices gelegt – zurück kam aber bislang nichts. Leider ist das auch kein Wunder.

Nicht etwa der eigentlich doch so willig erscheinende Kunde ist das Problem, sondern der seit Jahrzehnten bestehende, zunehmend eingestaubte Prozess. Der kostet im Durchschnitt nämlich locker zwei bis drei Werktage, kann aber auch gern mal zehn schlucken – je nachdem, wie Wetter, Zusteller und Gegenüber sich verhalten. Folgende, manuelle Schritte können dabei als Zeitfresser identifiziert werden:

Prepare

Am Anfang war das Wort – so ein Angebot will initial erstellt werden. Posten müssen definiert, Kleingedrucktes angepasst und spezifische Daten ausgetauscht werden. Dabei arbeiten meist mehrere Personen bereichsübergreifend zusammen an einem Dokument, bis es überhaupt in den Freigabeprozess rutscht. 

Sign

Sobald das Dokument von allen Seiten abgenickt wurde, gehts ans Unterschreiben. Im Gegensatz zur Vorbereitung des Dokuments ist der Workflow des Unterschreibens bei den meisten Unternehmen schon im digitalen Zeitalter angekommen – oder zumindest teilweise. Ausdrucken, unterschreiben, verschicken – sofern letzteres digital geschieht, kommt auch noch Scannen hinzu – beschreibt allerdings noch häufig den zu bestreitenden Prozess, der einiges an Zeit frisst.

Act

Alles ist unter Dach und Fach – nun gilt es, das unterschriebene Angebot zu katalogisieren und die nächsten Schritte einzuleiten. Datensätze müssen angepasst, Zahlungsprozesse angeschoben und Mitarbeiter angepingt werden – meistens händisch und in einer Vielzahl verschiedenster Tools und Anwendungen.

Manage

Auch das Management von Dokumenten und Unterlagen ist in den meisten Unternehmen glücklicherweise im digitalen Zeitalter angekommen – allerdings liegt diesem Management häufig kein durchdachtes oder optimiertes System zugrunde. Das kostet Zeit und somit Geld.

Von 10 auf 1 in einem Schritt mit Salesforce

Die schlechte Nachricht: Der oben beschriebene Workflow ist nicht effizient – das muss so klar gesagt werden. Zu viele manuelle Schritte, zu viele händische Eingaben, zu viele partizipierende Hände. Das erhöht die Fehleranfälligkeit ungemein und kann aus einem eigentlich fixen Deal doch noch einen nervenaufreibenden Prozess machen. Die gute Nachricht: Es gibt eine Lösung.

Mit der Sales Cloud von Salesforce wurde eine moderne Lösung geschaffen, die es dem Nutzer erlaubt, alle nötigen Schritte in ein und derselben Umgebung abzubilden – für beide Seiten. Unterlagen können mit einem Klick direkt zur Unterschrift versendet werden, ohne dabei Zeit bei der Eingabe von Daten zu verlieren. Die Gegenseite wiederum kann direkt aus ihrer Inbox heraus unterschreiben.

Langfristiges Wachstum durch höhere Effizienz

So hat es Salesforce mit seiner Sales Cloud geschafft, den gängigen Agreement-Prozess radikal zu vereinfachen. Das sorgt nicht nur für entspanntere Gesichter der eigenen Mitarbeiter, sondern vor allem auch für glücklichere Kunden – eine schnellere Abwicklung der vertraglichen Belange sorgt für mehr Vertrauen und Planungssicherheit auf beiden Seiten.

Die harten Fakten untermauern das: So konnte ImmobilienScout24 seine Vertriebseffizienz um 20 Prozent steigern – vor allem durch die Vereinfachung von Routineprozessen in Vertrieb und After-Sales. Was das für die Konversionsrate im Bereich des Deal-Closings bedeutet, liegt auf der Hand.

Der angestaubte Workflow Prepare, Sign, Act, Manage macht Platz für einen neuen, effizienteren Ablauf: Engagement, Agreement, Record. Ohne Salesforce zu verlassen können Follow-ups versendet, Angebote unterzeichnet und somit Kunden und Partner gewonnen werden.

Das übersichtliche Dashboard des Salesforce CRM Lightning mit Integration von DocuSign

Alle relevanten Daten zum Kunden oder Partner im übersichtlichen Dashboard – und mit einem Klick bei der Gegenseite. (Grafik: Salesforce)

Größere Effizienz mit der Salesforce Sales Cloud

Zeit sparen und Umsätze vergrößern ist dein Ding? Dann informiere dich jetzt über die kostenlose Demo des zukunftssicheren CRM Salesforce Lightning in der Salesforce Sales Cloud.

Jetzt informieren und gratis testen!

 



Source link

Reply