Workflow-Management: Diese Tools verbessern die Teamarbeit

(Abbildung: Rawpixel.com)

Projekt- und Aufgabenmanagement war gestern. Heute stehen Prozesse und deren ­Optimierung im Fokus. Gerade Startups und kleine mittelständische Unternehmen sind auf Kollaborationslösungen angewiesen, die ihre eigenen Workflows abbilden, ­automatisieren und optimieren. Eine Marktübersicht.

Wer macht was bis wann? Beim Projektmanagement dreht sich im Wesentlichen alles um diese Frage. Die Antwort darauf ­liefern klassische Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools wie ­Basecamp, Wrike, Asana und Todoist bereits seit vielen Jahren. Millionen Unternehmen auf der ganzen Welt nutzen sie täglich. Doch der Arbeitsalltag ist um einiges komplexer geworden und erfordert neue Tools und Features. Spätestens im Jahr 2015, als der größte Productivity-Software-Anbieter der Welt, Microsoft, 150 Millionen US-Dollar für die schlanke To-do-App Wunderlist aus Berlin zahlte, und Atlassian, das Unternehmen hinter der ­To-do-App für Entwickler Jira, an die Börse ging, sollte das jedem klar geworden sein.

Durch die Digitalisierung und all die neuen Cloud- und Mobile-­Technologien sind auch die Anforderungen an Productivity-Software gestiegen. Die alte Generation beruht größtenteils auf der sogenannten „Getting Things done“-Methode von David Allen. Diese besagt, dass „der Nutzer alle seine anstehenden ­Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem erfasst und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuell richtigen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen oder den Überblick zu verlieren.“

Doch die Anwender dieser etablierten Projekt- und Aufgaben­managementlösungen stoßen früher oder später an Grenzen: ­Basecamp, Todoist und Co. geben zwar jedem Teammitglied einen klaren Überblick darüber, wer was wann zu tun hat. Sie bieten auch die passenden Kommunikations-Tools an, um sich über die Bearbeitung von Aufgaben abzustimmen und Diskussionen zu führen. Dokumenten­managementwerkzeuge stehen ebenfalls parat, um mit Projektdateien und Ressourcen effizient umzugehen. Die eigentlichen Arbeitsprozesse, die hinter den jeweiligen Projekten stehen, müssen Anwender jedoch woanders verwalten.

Prozesse rücken in den Fokus

Unternehmen, die ihre Projekte und Aufgaben schon im Griff haben und ihre Produktivität weiter optimieren möchten, müssen sich um ihre Prozesse und deren reibungslose Durchführung kümmern. Sie brauchen dazu Werkzeuge, mit denen sie ihre Workflows abbilden, automatisieren und optimieren können. Dies haben Projektmanagementanbieter wie Jira, Asana und Monday.com längst erkannt und ihre Lösungen um mächtige Features erweitert, die gezielt der Prozessoptimierung dienen.

Eine Alternative sind Collaboration-Lösungen der neuesten Generation wie Pipefy, Clickup, Coda und Airtable, die sich von Anfang an aufs Workflow-Management fokussieren. Des ­Weiteren sind inzwischen schlanke Automation-Tools wie ­Zapier, Automate.io und ­Integromat auf dem Markt, mit denen sich Apps, die man schon heute verwendet, verbinden lassen, um ­eigene Workflows zu erstellen. Im Folgenden ein Überblick über die wichtigsten professionellen ­Collaboration-Tools.

Mit Asana-Automation lassen sich Aufgaben automatisiert an einen Mitarbeiter zuweisen, deren ­Deadlines und Prioritäten ändern und vieles mehr. (Abbildung: Asana)

Asana

An der Entwicklung von Asana lässt sich sehr gut beobachten, wie sich einfache To-do-Apps in umfassende Workflow-Management-Plattformen verwandeln können. Die Software wurde im Jahr 2008 vom Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz ent­wickelt. Sie gehört zu den ersten Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools der Cloud-Ära, die auf klassische Ansätze in Sachen Projektplanung und -Reporting verzichten. Der Fokus liegt stattdessen auf einer einfachen Aufgabenverwaltung und einer offenen, reibungslosen Teamkommunikation. Inzwischen wird Asana laut Unternehmensangaben von über einer Million Teams weltweit eingesetzt, darunter namhafte Unternehmen wie Airbnb, Red Bull oder auch die Nasa. Diese können damit nicht nur ihre Projekte und Aufgaben verwalten, sondern auch ihre Prozesse.

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